U zadnje vrijeme primio sam nekoliko e-mailova koji imaju Word dokumente (.doc) u privitku. Ta je praksa, naravno, vrlo loša pa sam odlučio sastaviti kratki tekst za ljude s kojima se dopisujem, a šalju mi .doc privitke. Imao sam pripremljen tekst iste namjene i prije, no mislio sam da ga treba ažurirati. Prvenstveno zbog toga što .doc format više nije tajan (od 2008. kad je objavljena specifikacija) i zato što postoji ne toliko loša podrška za .doc format u uredskim alatima u slobodnom softveru (npr. LibreOffice Writer).
Postoji nekoliko dobrih tekstova koji razmatraju dotičnu problematiku pa sam odlučio spojiti nekoliko njih u koliko-toliko kratki tekst. Ukratko, sugovornika pozivam da mi dokumente šalje u ODF-u, HTML-u ili PDF-u, namjerno izostavljajući plain text (.txt datoteke) jer mi “problematični” sugovornici ionako nikad ni ne šalju .txt privitke. Slijedi tekst pa molim za komentare! Slobodno koristite isti tekst za svoje sugovornike.
Poslali ste mi privitak u vlasničkom formatu Microsoft Word. Takav format datoteke sa svim tehničkim mogućnostima je moguće koristiti samo u istoimenom softverskom alatu, prvenstveno zbog softverskih patenata kojima Microsoft koči tržišno natjecanje. Ako želite da pročitam dotični dokument, molim Vas da ga pošaljete u ODF, HTML ili PDF formatu.
Slanje dokumenata u Word formatu je loše za Vas i za ostale. Ne možete biti sigurni kako će izgledati dokument ako ga netko otvori pomoću softvera koji nije Microsoft Word, a možda uopće neće raditi.
Slanje dokumenata u Word formatu je loše za Vas jer Word dokumenti obično nose skrivene informacije o autoru. To radoznaloj strani omogućava uvid u autorove aktivnosti (možda Vaše). Tekst koji mislite da ste izbrisali možda je još uvijek prisutan i može dovesti do neugodnih situacija. Pogledajte http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm za više informacija.
No povrh svega, slanje Word dokumenata stavlja pritisak na druge da koriste Microsoftov softver te im je tako uskraćen izbor. Tako postajete podupirač Microsofta, osuđenog monopolista. Taj pritisak glavna je prepreka za šire usvajanje slobodnog softvera. Hoćete li, molim Vas, preispitati korištenje Word formata za komunikaciju s drugim ljudima?
Dokument mi možete poslati i u Otvorenom formatu dokumenata (ODF) koji je norma u Hrvatskoj i u svijetu (Hrvatski zavod za norme — HRN ISO/IEC 26300:2008; ISO — ISO/IEC 26300:2006).
Lako je pretvoriti datoteku u HTML koristeći Word. Otvorite dokument, kliknite na File (Datoteka), onda na Save As (Spremi kao) i u okviru tipova datoteka odaberite HTML Document ili Web Page. Tada kliknite na Save (Spremi). Nakon toga u e-mailu možete priložiti novi HTML dokument umjesto Word dokumenta. Word se mijenja na nekonzistentan način pa ako upravo dane upute ne odgovaraju onome što imate na ekranu, probajte na slične načine.
Na svojem računalu možda imate program za pretvorbu u PDF format. Odaberite Datoteka (File) => Ispis (Print). Pretražite listu dostupnih pisača i odaberite PDF pretvornik. Kliknite na gumb Ispis i — ako je potrebno — na zahtjev upišite naziv PDF datoteke.